Beste allemaal,

Ik heb de volgende vragen in verband met het efficiënt gebruiken van excel door meerdere users gelijktijdig:

Probleemstelling:
- Eenzelfde excelfile/tabblad zou door een 80-tal gebruikers dagelijks moeten ingevuld worden om hun tijd te registreren.
- Deze gegevens moeten dan naar 2 hogere niveaus gegroepeerd worden, dit is niet zo'n probleem: ofwel heeft elke gebruiker zijn eigen tabblad in een workbook en is er een (of meerdere) tabbladen op het groepsniveau ofwel heeft elke gebruiker zijn eigen file en worden de files gelinkt naar een of meerdere samenvattende files
- Het probleem stelt zich als volgt:
1. In geval elke gebruiker zijn eigen tabblad heeft in een file dan kan de file niet geopend worden door de andere gebruikers wanneer één gebruiker erin werkt ==> kan dit op één of andere manier omzeild worden? Elke gebruiker mag toch alleen zijn eigen tabblad aanpassen. Authorisaties mogelijk? Of write-toegang door meerdere gebruikers in dezelfde file mogelijk?
2. In geval elke gebruiker zijn eigen gelijkaardige file heeft:
     - kunnen dan alle files op een gemakkelijke manier tegelijk aangepast worden wanneer er ergens in de files iets gewijzigd moet worden?
     - moeten dan wanneer een nieuwe file voor een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt telkens terug de links in de gegroepeerde files aangepast worden? Hoe kan er gemakkelijk een nieuwe file aangemaakt worden?

Alvast bedankt voor de hulp!!!!

Liesbeth

Liesbeth, Luc,

Ik ben het dit keer (gedeeltelijk) met Luc eens: met 80 users min of meer tegelijkterijd een shared workbook aanvullen lijkt me een quasi onmogelijke opdracht voor Excel.

Alle programma's en dus ook Excel hebben hun beperkingen...

MAAR (en nu komt het natuurlijk):
> Ik heb onlangs een situatie meegemaakt waarin ook Access moeite had met gelijktijdige acties door meerdere gebruikers. En dan spreek ik over veel minder dan 80 users... Waardoor we naar een Oracle database moesten migreren...
> Misschien hebben niet alle gebruikers bij jullie toegang tot Access... In de bedrijven waar ik adviseer wordt Access zeker niet standaard geïnstalleerd... De meesten hebben echter wel Excel.

EN:
> Met enige creativiteit is voor die taak wel een 100% Excel oplossing te bedenken. Want voor een dergelijk proces is het volgens mij eigenlijk helemaal niet nodig dat alle users in dezelfde workbook werken...

Ik denk op dit moment grofweg aan de volgende setup:
> Elke user heeft zijn eigen, lokale workbook, gebaseerd op een vaste template zodat iedereen dezelfde lay-out heeft...
> Uiteraard moet er ook een report workbook zijn, die de data van alle users verzamelt (eventueel 2 verschillende voor de 2 niveaus).
> De link tussen de twee kan als volgt verwezenlijkt worden (en dit is de truc): elke keer de user zijn lokale copie bewaart, wordt er een tweede, identieke copie gemaakt op een vooraf gedefinieerde locatie door wat simpele VBA code in de user files zelf. De report books lezen niet de originele files, maar deze "ghost" copies die de report books ophalen in de "verzameldirectory"... De "ghost" copies moeten dan wel een unieke naam krijgen in de "verzameldirectory", maar dat kan je bijvoorbeeld doen door in de filenaam van de "ghost" copie de usernaam op te nemen.

Ik hoop dat mijn suggestie min of meer duidelijk is, indien niet, zal ik het in een eventuele volgende post grafisch weergeven. Het is natuurlijk maar een suggestie, alles hangt een beetje af van de modaliteiten in jullie bedrijf...

Maar ik zou het persoonlijk een leuke uitdaging vinden om zo'n structuur op te zetten en de haalbaarheid te onderzoeken ;-)

Succes,
Bart

Voilà, even vlug geschetst wat ik bedoel... Hoe langer ik erover nadenk, hoe haalbaarder mij dat lijkt...

En oh ja, voor een nieuwe user: geef hem gewoon een copie van de user template en hij is vertrokken... De report books zullen gewoon detecteren dat er dan één "ghost" copy meer is en die ook verwerken...

Bart

Hallo,

Volgens mij is het inderdaad doenbaar via VBA zoals barthold hier voorstelde.

Op het werk had ik een tijdje geleden hetzelfde probleem : 2 medewerkers wilden op hetzelfde ogenblik eenzelfde bestand aanpassen.  Na wat speurwerk kwam ik al vlug bij "delen" uit.  Dit was voor de medewerkers de perfecte oplossing.  

Ik weet wel dat er bij gedeelde werkmappen een aantal bewerkingen niet mogelijk zijn en ik weet ook niet precies of er een beperking is in het aantal personen die tegelijk in het bestand kunnen werken.

Misschien dat de echte specialisten, zoals barthold of LucHeyndrick, hier meer ervaring mee hebben en hier iets mee kunnen verwezenlijken.  Want indien delen ook zou werken voor 80 mensen (en er geen speciale bewerkingen moeten gebeuren met de gegevens) zou dit toch veel simpelder zijn dan te werken via VBA (allé volgens mij toch ;-) ).

groetjes

Hoi Barthold,

De toepassing van "delen" van die 2 personen bij mij op het werk is zeer beperkt: enkel een lijstje aanvullen.  Dit is dan ook mijn enige ervaring met bestanden "delen".  Zij hebben er nog geen problemen mee gehad.  Het was ook daarom dat ik mijn ideetje hier naar voor gebracht heb om te weten wat jullie daarover denken (of reeds meegemaakt hebben).  

Het is natuurlijk een feit dat je met veel gebruikers (in één bestand) een groot risico loopt en dan is VBA inderdaad beter geschikt (n betrouwbaarder).

groetjes

Liesbeth,

Mocht je assistentie nodig hebben om één en ander te realiseren: je kan mij contacteren via de ExWorks site: www.exworks.be of rechtstreeks: bart@exworks.be. Vrijblijvend uiteraard. Ik heb zelf al wat zitten experimenteren met de structuren die ik had gesuggereerd...

Nog een tip: voor intensieve Excel gebruikers bevat het door ons ontwikkelde Excel EAT add-in toolpack een heleboel extra functionaliteiten voor Excel... En het is nog gratis ook ;-) Details op de site...

In elk geval succes,
Bart