Hoi,

Ik ben nieuw op het forum en zit al een tijdje te 'knosselen' met het handzamer en overzichtelijker maken van een bestand, waarin ik de afwezigheden registreer (en waarvoor ik graag gebruik zou maken van jullie hulp).  Ik heb het bestand in bijlage bijgesloten.  Hier komt ie:
Ik houd de afwezigheden van +- 250 personeelsleden bij in een Excel-bestand.  Men belt me op om te melden wie afwezig is 's ochtends.  Bedoeling is, dat ik dagelijks rapporteer welke personen afwezig zijn die week.  

Momenteel doe ik het als volgt:
Een eerste probleem is dat het aantal kolommen in Excel ontoereikend is voor het aantal kalenderdagen in een jaar.  Om een volledig jaar bij te houden zou ik dus minstens twee werkbladen moeten hebben.  Of heeft iemand een elegantere oplossing?
Het inbrengen van de afwezigheden gaat niet zo vlug, vermits ik in het werkblad op zoek moet naar de huidige dag (ik heb deze momenteel in het rood gekleurd dmv 'conditional format').  Handiger zou zijn, als het werkblad elke ochtend opende zodat de huidige dag de eerste kolom zou zijn.
Wat betreft het rapporteren van de afwezigheden van een bepaalde week, ga ik als volgt te werk.  
- Ik navigeer naar 'vandaag' en zet de autofilter aan op deze dag
- Ik selecteer enkel de niet-lege cellen op deze dag.  Op deze wijze heb ik alle afwezigen van vandaag (niet van de rest van de week)
- Van het scherm maak ik een printscreen.
Wat betreft de rapportering zou ik een aantal zaken meer geautomatiseerd willen: het navigeren naar vandaag bv.  De hele zwik zou misschien in een macro of zo kunnen?
Wat in elk geval fout is, is dat ik enkel selecteer opbasis van de huidige dag en geen rekening houdt met de rest van de week.  Iemand die gisteren ziek was maar vandaag niet meer, zal niet in mijn autofilter-selectie zitten.  Ik wil namelijk iedereen zien die in de loop van de week afwezig is geweest (of nog zal zijn).
Tenslotte zou het mooi zijn als de langdurig afwezigen onderaan in de rij zouden komen te staan, ttz dat de meest recente afwezigen bovenaan in het overzicht zouden staan.

Oef... een hele boterham  
Ik hoop dat jullie me (op weg) kunnen helpen, ik zou jullie zeer dankbaar zijn  
Alvast bedankt voor het lezen!

Jan

Luc,
Het is interessant om het op deze wijze te zien,  maar ik vind net het voordeel van mijn manier, dat je optisch de afwezigheidsperioden mooi kan zien.
Qua input zie ik alleen niet hoe je op een makkelijke wijze voor een persoon een langere afwezigheid inbrengt, zonder dag per dag te hoeven oproepen.
En ik zie ook niet direct hoe je een overzicht zou maken van de zieken van een bepaalde week.

hoi Luc,
Ik wil wel van mijn huidige werkwijze afstappen, hoor.
Ik heb alleen niet voldoende kennis van Excel om helemaal te snappen wat je voorstelt en of ik ermee kan doen wat ikil.
Om maar een voorbeeld te geven: wat bedoel je juist met een tabel?  
Jan

Een tabel is niet zo moeilijk te snappen.  Ik begrijp natuurlijk wel dat je bij alles begint te twijfelen of je het goed snapt.

Tabellen heb je zowel in Access als in Excel.  Dit wil zeggen: een gewone lijst met gegevens, die op een logische manier zijn ingevuld.

Laat ons even beperken tot Excel.  Dan zou een tabel dit kunnen zijn:
Alles in één werkblad.
Kolom A bevat enkel Datums (Bovenaan heb je de titel Datum)
Kolom B bevat enkel namen van Personeelsleden (Bovenaan heb je de titel Personeel)
Kolom C bevat het type Afwezigheid: (Bovenaan heb je de titel: Type Afwezigheid)

Zet hierop een draaitabel (Data => Draaigrafiek en tabel => enz.)
Ook de Autofilter kan je gebruiken.

Enne voor afwezigheid op lange termijn zou je dit kunnen doen (snel gemaakt... maar enkel jij kan er mee werken ... niet geschikt om door te verkopen dus)
Typ de eerste datum van de afwezigheid.
Zet de naam van het personeelslid
Zet het type afwezigheid.
Tweede rij: Hetzelfde, maar met een volgende datum.

Trek deze 3 gegevens door, tot je de volledige verlofperiode bestrijkt.
en voila... je hebt je verlof.
Later kan je datums nog steeds sorteren, als er ook andere gegevens bij staan.

Luc

Een tabel is niet zo moeilijk te snappen.  Ik begrijp natuurlijk wel dat je bij alles begint te twijfelen of je het goed snapt.

Tabellen heb je zowel in Access als in Excel.  Dit wil zeggen: een gewone lijst met gegevens, die op een logische manier zijn ingevuld.

Laat ons even beperken tot Excel.  Dan zou een tabel dit kunnen zijn:
Alles in één werkblad.
Kolom A bevat enkel Datums (Bovenaan heb je de titel Datum)
Kolom B bevat enkel namen van Personeelsleden (Bovenaan heb je de titel Personeel)
Kolom C bevat het type Afwezigheid: (Bovenaan heb je de titel: Type Afwezigheid)

Zet hierop een draaitabel (Data => Draaigrafiek en tabel => enz.)
Ook de Autofilter kan je gebruiken.

Enne voor afwezigheid op lange termijn zou je dit kunnen doen (snel gemaakt... maar enkel jij kan er mee werken ... niet geschikt om door te verkopen dus)
Typ de eerste datum van de afwezigheid.
Zet de naam van het personeelslid
Zet het type afwezigheid.
Tweede rij: Hetzelfde, maar met een volgende datum.

Trek deze 3 gegevens door, tot je de volledige verlofperiode bestrijkt.
en voila... je hebt je verlof.
Later kan je datums nog steeds sorteren, als er ook andere gegevens bij staan.

Luc

Luc,
Ik heb eens geprobeerde en dit lijkt me wel wat .
Alleen 2 vraagjes:
In de tabel staat een '1' als iemand afwezig is geweest (knooppunt van datum en persoon.  Is het mogelijk om daar het 'type afwezigheid' te zien ipv een '1'?
Nog een vraagje: hoe kan ik de personen selecteren die in een bepaalde week ziek zijn geweest (zonder dit manueel te moeten nakijken)?
Jan

Misschien moet je 's met de autofilter spelen.
Data => Filter => Autofilter.

Luc, bedoel je dat ik dit moet toepassen in de pivot table die ik nu al heb, of bedoel je een volledig nieuwe aanpak?

En in de kolom van afwezigheden zet je geen cijfers, maar Z (van ziek) of V (van Verlof)

Vervolgens filteren op één van beide zaken.

Uiteraard kan je ook nog uitgebreid filter toepassen.  Maar voor jou zal denk ik het makkelijkste zijn, om nog een kolom toe te voegen, waar je het weeknummer zet.  Vervolgens ook filteren op dit nummer.

Luc

Bedoel je dat het in het systeem vd pivot table onmogelijk is om het type afwezigheid te zien?
Het idee van de weeknummers lijkt me wel wat?

Luc,
De combinatie van de pivot table met autofilter levert me alle gewenste info, dankjewel.
Het enige wat nog ontbreekt is dat ik in het overzicht (pivot table) niet kan zien om welk soort afwezigheid het gaat...
Jan